Reisekostenabrechnung

Die Funktion „Reisekostenabrechnung“ ist in dem Modul Personal+ enthalten.

Reisekostenabrechnungen bestehen aus drei Komponenten: Reisen, Fahrten und Auslagen. Fahrten und Auslagen können einzeln oder als Teil einer Reise eingereicht werden. Alle Komponenten können einem Projekt zugeordnet werden.

Die erstattungsfähigen Kosten nach gesetzlichen Pauschalen einer Reise errechnen sich aus den Tagen der Reise und welche Mahlzeiten (und Unterkunft) von der Firma gestellt oder eben erstattet werden. Dafür kann der Antragsteller (oder Bearbeiter) die entsprechenden Beträge einzeln per Mausklick an- und abwählen.

Alle Benutzer haben unabhängig ihrer Berechtigung die Möglichkeit unter [Home > Reisekostenerstattung] Anträge einzureichen bzw. ihre bestehenden einzusehen.

Benutzer mit einer entsprechenden Berechtigungseinstellung oder jene, die in den Einstellungen (s.u.) als Genehmigungsinstanz festgelegt sind können unter [Personal > Reisekostenabrechnung] eingereichte Anträge einsehen bzw. bearbeiten.

Genehmigungssystem

Genehmigungsinstanzen (s. Einstellungen) entscheiden über jede Komponente (also Tages-/Übernachtungspauschalen, Auslagen und Fahrten) einzeln, ob die Kosten bewilligt oder abgelehnt werden und können ggf. auch inhaltliche Anpassungen vornehmen, die im Verlauf protokolliert werden. Unabhängig der Genehmigungsinstanzen können auch Benutzer mit der Berechtigung Reisekostenabrechnung - Bearbeiten oder höher über Anträge entscheiden – d.h. auch wiederum, dass die expliziten Instanzen selber diese Berechtigung nicht benötigen.

Für den Antragsteller werden, bis der Antrag abgeschlossen ist, alle Bewilligungen der einzelnen Komponenten seines Antrags (Tages-/Übernachtungspauschalen, Fahrten, Auslagen) als ausstehend angezeigt. Ist der Antrag fertig bearbeitet, gibt die verantwortliche Instanz ihn an die nächste Instanz weiter, oder im Falle der letzten Instanz, wird der Antrag abgeschlossen. Genehmigungsinstanzen können den Antrag auch wieder an den Antragsteller zurückgehen lassen, etwa wenn er unvollständig ist. Nutzen Sie zur Kommunikation einfach den Chat im Antrag. Hat der Antragsteller Anpassungen vorgenommen, geht der Antrag wieder direkt zurück an die Instanz, die den Antrag zurückgehen lassen hat. Sie haben auch die Möglichkeit den Antrag gleich komplett abzulehnen – in dem Fall werden alle Komponenten auf abgelehnt gesetzt und der Antrag wird sofort abgeschlossen ohne etwaige weitere Instanzen zu durchlaufen.

In einigen Fällen werden Genehmigungsinstanzen übersprungen und der Antrag ggf. automatisch abgeschlossen (s. Einstellungen):

Werden die Genehmigungseinstellungen geändert und eine Reise hat in Folge dessen aus o.g. Gründen keine Instanz, muss ein Benutzer mit der Einstellung Reisekostenarechnung - Bearbeiten einschreiten.

Abgeschlossene Anträge sind nicht mehr bearbeitbar, außer von Benutzern mit der Berechtigung Reisekostenabrechnung - Administrator (beta). Bei entsprechender Festschreibungseinstellung (s. Einstellungen) können Sie aber nochmal an den Antragsteller zurückgereicht werden.

Einstellungen

[Einstellungen > Personal > Reisekostenabrechnung]

Festschreibung bei Status: Benutzer mit der Berechtigung Reisekostenabrechnung - Bearbeiten können den Status abgeschlossener Anträge nocheinmal zurücksetzen (und damit bearbeitbar machen) – ausser es wird hier ein Status festgelegt, ab dem das nicht mehr möglich ist. Das kann aus rechtlichen Gründen relevant sein.

Instanzen genehmigen eigene Anträge automatisch (beta): Wie oben beschrieben brauchen Benutzer mit entsprechender Berechtigung ihren eigenen Antrag nicht manuell genehmigen.

Kilometerpauschale: Betrag der für jeden Kilometer einer Fahrt gewährt wird.

Tagespauschale Länder: Für Reisen werden für Verpflegung Tagespauschalen (Tag der An- und Abreise halb, sonst voll. Nähere Infos entnehmen sie bitte den offiziellen Bestimmungen) sowie Verpflegungspauschalen gewährt. Hier können Sie Länder definieren, die die Antragsteller bei Reisen auswählen können. Der Anteil von Frühstück, Mittagessen und Abendessen sollte zusammen 1 ergeben.

Mehrstufiges Genehmigungssystem: Hier können sie bis zu drei Instanzen definieren, die nacheinander über die Anträge entscheiden.

Lohnartnummer: relevant für Lohnsteuerbüro, wird im Export inkludiert.

Alle Komponenten (Tages-/Übernachtungspauschalen, Fahrten, Auslagen) können auch in den Einstellungen deaktiviert werden.

Benachrichtigungen

Bearbeitung abgeschlossen (Kategorie Allgemein): Für den Antragsteller, sobald der Antrag abgeschlossen ist.

Verantwortlich als Genehmigungsinstanz (Kategorie Personal): Für Genehmigungsinstanzen, sobald sie für einen Antrag verantwortlich sind.

Entscheidung Genehmigungsinstanz (Kategorie Personal): Für Genehmigungsinstanzen, sobald eine höhere Instanz über einen Antrag entscheidet, den man bearbeitet hat.

Neue Reisekostenabrechnung (Kategorie Personal): Für Nutzer mit der Berechtigung Reisekostenabrechnung: Bearbeiten sobald eine neue Reisekostenabrechnung eingereicht wurde.

Export

Für den Export stehen derzeit Druck und PDF Format zur Verfügung. DATEV CSV ist bereits in Planung und weitere Schnittstellen auf Anfrage. Abrechnungen können exportiert werden, sobald der Status Abgeschlossen ist. Der Status wird daraufhin zu Exportiert (Antragsteller sehen generell nur Status Entwurf, In Bearbeitung und Abgeschlossen). Das gilt auch sobald der Vorschau Button benutzt wird, da ab dann davon ausgegangen werden muss, daß eine harte Kopie, also PDF oder Druck, vorliegt.