Projektzeiten / Arbeitsaufwände

In diesem Tab werden die geplanten Zeiten (Soll) mit den tatsächlichen Zeiten (Ist) in einer Tabelle verglichen. Am Ende wird somit ein + oder – Wert an Stunden ausgegeben. Wenn der Wert kleiner als 0 ist, bedeutet es, dass weniger Stunden benötigt wurden, als eigentlich geplant war. Bei einem Wert größer als 0, wurden mehr Stunden für das Projekt aufgewendet, als eigentlich geplant war.

Wenn noch kein Personal geplant ist, werden die Positionen jeweils mit Unbesetzt aufgeführt und es kommt direkt zu einer Differenz, die der eigentlichen Dienstleistungs-Dauer entspricht (– Wert).

Wenn das Personal bereits gebucht wurde und solange keine Arbeitsaufwände vom Personal zu diesem Projekt zugewiesen wurden, geht das System jeweils von Ist = Soll aus (Ausnahme: Wenn das gebuchte Personal einen Dienstplaneintrag vom Typ Urlaub, Sonderurlaub, Arbeitsunfähig oder Freizeitausgleich an diesem Tag hat, wird die Ist-Zeit automatisch auf 0 gesetzt).

Somit wird also, auch wenn das Projekt noch in der Zukunft liegt, zunächst eine Differenz von 0 Stunden angezeigt. Erst wenn tatsächliche Zeiten gebucht wurden, wird sich der Wert ändern. Die Arbeitsaufwände vom Personal können auch in dieser Ansicht von den Projektverantwortlichen angelegt, bearbeitet und gelöscht werden, wenn z.B. die Funktion des Aufwand-Trackings über die App vom Personal nicht wahrgenommen wird.

Freigabe für Arbeitsaufwände im Projekt

Allgemein

Mithilfe der Freigabe-Funktion für Arbeitsaufwände kann innerhalb eines Projektes besser nachvollzogen werden, wenn es zu Mehrstunden durch höhere tatsächliche Stunden (Ist) im Vergleich zu den geplanten Stunden (Soll) gekommen ist.

Die Freigabe-Funktion dient nur zur Visualisierung von Abweichungen und hat keinerlei Auswirkungen auf irgendeine Berechnung (weder auf die Arbeitszeiten, noch auf die Auswertung der Arbeitsaufwände im Projekt).

Freigabe-Funktion aktivieren

Um die Freigabe-Funktion für Arbeitsaufwände im Projekt zu nutzen, muss diese Funktion zunächst in den Einstellungen aktiviert werden: [Einstellungen -> Personal -> Projektzeiten]. Darüber hinaus kann auch noch ein Schwellenwert in Stunden hinterlegt werden, ab wann überhaupt eine Freigabe nötig ist. Weitere Informationen zu den Einstellmöglichkeiten befinden sich direkt auf der Einstellungsseite.

Freigabe-Funktion verwenden

Um die Freigabe zu visualisieren, wird ein „Daumen-Hoch“-Icon verwendet. Wenn keine Freigabe nötig ist, wird gar kein Symbol angezeigt.

  1. Hier wurde der erhöhte Arbeitsaufwand bereits freigegeben, daher wird ein grünes Daumen-Symbol dargestellt.
  2. Hier wird eine Freigabe für einen Arbeitsaufwand benötigt, aber es wurde noch keine erteilt, daher wird das Symbol hier in rot hervorgehoben.

Mit einem Klick auf das Daumen-Symbol kann schnell eine Freigabe für den ganzen Tag erteilt oder wieder zurückgezogen werden (wenn es mehrere Arbeitsaufwände der Personal-Ressource an diesem Tag gibt, werden automatisch alle freigegeben). Alternativ kann man auch auf die Spalte mit der „tatsächlichen Zeit“ klicken und es öffnet sich ein Dialog, in dem die genauen Daten nochmal angezeigt werden.

In diesem Dialog können die Arbeitsaufwände erstellt, bearbeitet und auch gelöscht werden. Sollte es noch keinen Arbeitsaufwand an diesem Tag geben, kann hier auch direkt ein Standard-Arbeitsaufwand erstellt werden. Die Freigabe der einzelnen Arbeitsaufwände inklusive einer Bemerkung kann hier auch erteilt werden.

  1. Vergleich Soll und Ist
  2. Arbeitsaufwand-Eintrag inkl. Zeiten, Qualifikation und Bemerkung
  3. Möglichkeit für eine Bemerkung zur Freigabe und der „Freigeben“-Button

Benachrichtigungen

Alle Benutzer können für sich eine Benachrichtigung aktivieren, bei der sie darauf hingewiesen werden, dass es in einem ihrer Projekte noch einen Arbeitsaufwand gibt, der freigegeben werden muss. Die Benachrichtigung erhält jeweils immer der Projekt-Hauptverantwortliche einmal pro Tag pro Projekt (sollte kein Hauptverantwortlicher hinterlegt sein, wird der erste Mitverantwortliche ausgewählt, der nicht als Standard Verantwortlicher hinterlegt ist, sofern es diesen gibt). Die Benachrichtigung kann als Desktop- und E-Mail-Benachrichtigung empfangen werden. [Benutzereinstellungen -> Benachrichtigungen (4. Tab) -> Projekt -> "Arbeitsaufwand: muss freigegeben werden"]