Dienstplaneinträge

Bevor wir uns mit den unterschiedlichen Typen auseinandersetzen, nochmal ein kleiner Exkurs zu den Einstellungen. Unter Einstellungen -> Personal -> Arbeitszeiten können Sie unter dem Punkt Schichten individuelle Dienstplaneinträge festlegen. Wie genau das funktioniert wird dort beschrieben.

Kommen wir nun zu den voreingestellten Typen und was sie genau im Kontext des Dienstplanes bedeuten.

(1) Arbeit

Der Dienstplaneintrag „Arbeit“ ist verhältnismäßig selbsterklärend. Der Mitarbeiter wird zum ausgewählten Datum arbeiten dürfen. Im Feld, in dem „Normalschicht“ steht, wird im zweiten Schritt hinterlegt welche Art von Schicht er haben wird. Diese können, wie im Exkurs beschrieben, unter Einstellungen festgelegt werden. Weitere „Schichtarten“ können je nach betrieblichen Anforderungen Frühschicht, Mittelschicht, Nachtschicht usw. sein.

Arbeitszeitkonto: Dem Arbeitszeitkonto wird die tatsächlich gearbeitete Zeit gutgeschrieben.

(2) + (3) Verfügbar / Nicht verfügbar

Bei Mitarbeitern welche beispielsweise auf Abruf arbeiten, kann im selbstbestimmten Rahmen und Vorlauf, eine Verfügbarkeitsabfrage erfolgen. Um diese sichtbar im Dienstplan zu hinterlegen gibt es die namentlichen Verfügbarkeitseinträge.

Arbeitszeitkonto: Dieser Eintrag hat keinen Einfluss auf das Arbeitszeitkonto.

(4) Urlaub

In Lupax ist es möglich, dass Ihre Mitarbeiter mit einem Benutzerkonto, Urlaubsanträge direkt über das Tool beantragen und die zuständige Instanz darüber entscheidet. Den Ablauf erklären wir hier [Link -> Urlaubsanträge beantragen und bearbeiten] gesondert.Wird einem Mitarbeiter der Urlaub gewährt, erstellt Lupax direkt im Dienstplan die Einträge. Hierbei wird im Hintergrund überprüft an welchen Tagen innerhalb der Woche der Mitarbeiter einen Dienstplaneintrag besitzt. An Tagen mit einem Eintrag wird „Urlaub – 1 Tag(e)“ gesetzt. An Tagen ohne Dienstplaneintrag „Urlaub – 0 Tage(e)“

Beispiel:
Angenommen ein Mitarbeiter ist auf 24 h / Woche angestellt und arbeitet diese Dienstag, Mittwoch und Donnerstag, möchte aber gerne eine ganze Woche in den Urlaub. So kann er von Montag bis Sonntag Urlaub beantragen. Lupax trägt nun für seine festgelegten Arbeitstage den „Wert 1“ ein, und die Tage werden ihm dementsprechend von seinem Urlaubskonto abgezogen. An den anderen Tagen der Woche wird der „Wert 0“ hinterlegt. Es hat den Vorteil, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens wissen, dass die betroffene Person die ganze Woche im Urlaub sein wird und somit nicht einsetzbar.

Dem Arbeitszeitkonto wird bei „Urlaub – 1 Tag“ die Soll-Arbeitszeit an diesem Tag gutgeschrieben.
Sprich, arbeitet ein Mitarbeiter 40 h / 5 Tage Woche, werden volle 8 Stunden Soll-Arbeitszeit angerechnet.

(5) Sonderurlaub

Der Dienstplaneintrag „Sonderurlaub“ kann beispielsweise genutzt werden, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter Bildungsurlaub gewähren, er bezahlt freigestellt wird für eine Beerdigung oder Trauung im engsten Familienkreis oder aber für Ihre Auszubildenden, an Berufsschultagen. Hierfür bietet sich das Notizfeld an, um individuelle Vermerke zur Dokumentation zu verfassen.

Arbeitszeitkonto: Der Eintrag Sonderurlaub wirkt im Arbeitszeitkonto genauso aus, wie ein Urlaubseintrag. Dem Mitarbeiter werden die Soll-Stunden an diesem Tag gutgeschrieben.

(6) Arbeitsunfähig

Wenn ein Mitarbeiter sich krankmeldet und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt vorliegt, muss der Dienstplaneintrag an den Tagen, an denen er hätte arbeiten müssen, auf „Arbeitsunfähig – 1 Tag(e)“ gestellt werden.

Dem Arbeitszeitkonto wird an diesen Tag die jeweilige Sollarbeitszeit des Arbeitnehmers gutgeschrieben.

Achtung Sonderfall: Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer gestatten, sich für eine bestimmte Anzahl von Tagen im Jahr selbst krankzumelden, ohne AU-Bescheinigung vom Arzt, unter Abzug seiner Stunden vom Freizeitkonto, besteht die Möglichkeit den Eintrag „Arbeitsunfähig – 0 Tage(e) zu hinterlegen. Eine gute Art den Überblick darüber zu behalten, wie oft im Jahr der Mitarbeiter das bereits in den Anspruch genommen hat.

(7) Freizeitausgleich

So wie es registrierten Nutzern möglich ist, Urlaubsanträge über Lupax einzureichen, können auch Stunden für den Freizeitausgleich beantragt werden. Der Mitarbeiter kann selbst bestimmen, ob er nur einen halben oder gar ganzen Tag zu Hause bleiben möchte, in dem er die Zeitspanne für jeden Tag selbst definiert.

Arbeitszeitkonto: Lupax überprüft ob eine tatsächlich geleistete Arbeitszeit für den Tag registriert ist oder nicht. Sollte dem nicht so sein, werden die Sollarbeitszeiten nicht angerechnet und somit vom Freizeitkonto als Minusstunden abgezogen.  

Mit dem Eintrag „Auszahlung von Überstunden“ beschäftigen wir uns in einem gesonderten Beitrag.